Hybride conferenties
Het is amper nog te begrijpen dat je tot voor kort een conferentie kon organiseren in de vorm van een puur fysiek evenement. Dat in het beste geval online te volgen was via live streaming.
Vandaag kies je als organisator maar beter voluit voor een hybride conferentie. Daarbij zorg je dat je deelnemers ook via een digitaal platform kunnen deelnemen aan je event, als ze dat willen.
Maar hoe pak je dat aan? Wij geven alvast enkele tips voor een succesvol hybride aanpak voor je conferentie.
Stap 1
Plaats je deelnemers centraal
Bij een echte hybride conferentie vertrek je best vanuit het standpunt van de deelnemer. Als organisator kan je potentiële deelnemers wel uitnodigen om fysiek aanwezig te zijn op je conferentie, maar dat wil niet zeggen dat ze dat ook willen.
Misschien zien ze de verplaatsing helemaal niet zitten. Of vindt men het dagprogramma toch iets te breed en wil men enkel één specifieke workshop of keynote bijwonen? En wat als men kort voor het evenement alsnog beslist om digitaal deel te nemen omdat er een belangrijke meeting is tussen gekomen of de reisplanning niet geregeld geraakt?
Een hybride conferentie kan maar slagen als je van bij de start alle deelnemers gelijk behandelt. Dat wil zeggen dat je één gemeenschappelijke deelnemerslijst hebt en accepteert dat sommigen pas op het laatste moment beslissen om er fysiek bij te zijn, of net niet. Als organisator is dit een uitdaging, maar liever een digitale deelnemer dan een no-show.
Stap 2
Kies het juiste digitale event platform voor je hybride conferentie
Tussen de inschrijving voor je hybride conferentie en het evenement zelf zitten meestal nog wel enkele weken. Een periode waarin de agenda van je deelnemer nog sterk omgegooid kan worden. Dat hoeft geen probleem te zijn.
Door gebruik te maken van een hybride event platform wordt het beheer van de inschrijvingen alvast een stuk eenvoudiger. Sterker nog. Doordat ook de fysieke deelnemers toegang krijgen tot het conferentie platform kunnen ze mee chatten en interactief deelnemen aan de polls vanuit de zaal. Dat maakt je event ook interactiever. Voor iedereen.
Heb je nog geen geschikt platform gevonden? Kijk dan zeker eens naar Hopin. Of neem contact op met onze conferentie experts voor advies op maat.
Stap 3
Kies de juiste audiovisuele ondersteuning voor je hybride conferentie
Twijfelde je vroeger ook over welke sessies je online zou aanbieden via live streaming en welke voorbehouden waren voor de aanwezigen op je conferentie? Niet doen. Als je deelnemers gelijk wil behandelen en het juiste platform gebruikt, is er trouwens weinig reden toe. Bij een hybride conferentie wordt alle techniek centraal aangestuurd.
Het besturen van lichten en camera’s, het bedienen van presentaties of zelfs het leggen van remote verbindingen met sprekers in het buitenland gebeurt vanuit één gemeenschappelijke regie. Inderdaad, hybride conferenties vragen een aangepaste audiovisuele ondersteuning. Maar door slim samengestelde materiaalsets kan dit meestal op een kostenefficiënte manier.
Sommige congrescentra of meeting rooms zijn standaard voorzien van de nodige apparatuur voor het organiseren van hybride conferenties. Als dit niet het geval kan er met een mobiele regieset snel een tijdelijke oplossing voorzien worden. Voor het plenaire programma, maar zeker ook voor de breakout sessies of workshops in de verschillende zalen.
Stap 4
Maak ook na je conferentie slim gebruik van je data
Ja hoor. In veel gevallen zijn de herinneringen aan een paar inspirerende sprekers al wat rest na een evenement. Met wat geluk aangevuld met wat mooie foto’s en een deelnemerslijst met de contactgegevens van je nieuwe prospects.
Bij digitale conferenties ligt dat wel even anders. Niet alleen weet je perfect wie welke sessies heeft gevolgd, je hebt ook een overzicht van wat deelnemers via de chat hebben gedeeld. Die informatie laat toe om nadien veel gerichter aan de slag te gaan in de relatie met je deelnemers. Of om van de volgende editie een nog groter succes te maken natuurlijk.
En hadden we al verteld dat alle sessies worden opgenomen en de video’s dus ook nadien nog beschikbaar zijn voor je organisatie?
